Инвентаризация Флакон с духами Поставщик

Когда речь заходит об инвентаризации флаконов с духами, многие сразу думают о простом пересчёте – мол, открыл склад, посчитал, закрыл. Но на деле это лишь верхушка айсберга. Главная головная боль всегда связана с поставщиками, особенно когда партия приходит с расхождениями по документам. Я вот как-то раз получил от T&E Packaging партию стеклянных флаконов, а в накладной указано 500 штук, а по факту – 498. Мелочь? Не скажите – при плановой проверке это вылилось в часовые разбирательства с бухгалтерией.

Почему поставщик – ключевое звено в инвентаризации

Начну с банального, но часто упускаемого момента: без чёткой работы с поставщиком любая инвентаризация превращается в кошмар. Мы годами сотрудничаем с T&E Packaging Co., Limited (их сайт – https://www.tnepackaging.ru), и могу сказать – их подход к упаковке для парфюмерии действительно серьёзный. Но даже у них случаются осечки. Например, в прошлом квартале пришла партия флаконов с микротрещинами на горлышках – визуально не заметишь, а при заполнении духами дают течь. Пришлось срочно организовывать внеплановую проверку всей партии.

Кстати, о T&E – они с 2017 года на рынке, и их ассортимент косметической упаковки действительно широкий. Но вот что я заметил: когда заказываешь нестандартные флаконы, лучше заранее уточнять сроки производства. Как-то раз мы заказали партию матовых флаконов с гравировкой, а получили на неделю позже – оказалось, их цех был перегружен сезонными заказами. Пришлось переносить дату инвентаризации, что не лучшим образом сказалось на отчётности.

Ещё один нюанс – логистика. T&E обычно пакуют флаконы в индивидуальные ячейки, но однажды получили паллеты с обычной плёнкой – в пути несколько единиц разбилось. Теперь всегда прописываем в договоре условия упаковки специально для инвентаризация целей. Мелочь? Возможно, но именно такие мелочи экономят часы работы при сверке.

Типичные ошибки при учёте флаконов с духами

Чаще всего проблемы возникают не с самим подсчётом, а с документальным сопровождением. Например, приходуем флаконы по одной накладной, а в спецификации указаны разные артикулы – скажем, флакон 50 мл с золотым колпачком и тот же объём с серебряным. Бухгалтерия проводит как один товар, а при инвентаризации вылезает разнос. Особенно сложно, когда поставщик использует внутреннюю маркировку – как T&E, у них своя система кодов, которую мы сначала не полностью расшифровали.

Запомнился случай с бракованной партией атласных коробок от того же поставщика – на первый взгляд всё идеально, но при отгрузке клиенту обнаружили, что защёлки на некоторых коробках не фиксируются. Хорошо, что успели до отгрузки, но пришлось срочно делать выборочную проверку каждой единицы. С тех пор для аксессуаров ввели двойной контроль – до и после наполнения флакон с духами.

И ещё – никогда не доверяйте автоматическому учёту без выборочной проверки вручную. Как-то раз система показала остаток 1200 флаконов, а при пересчёте оказалось 1185. Долго искали причину – оказалось, кладовщик вносил в базу данные о браке, но не сделал списание. Теперь раз в месяц лично проверяю случайные ячейки, особенно с дорогими экземплярами вроде хрустальных флаконов.

Как подготовить склад к инвентаризации: нюансы для парфюмерной тары

С флаконами для духов есть специфика – они часто хрупкие, требуют особых условий хранения. Мы, например, выделили отдельную зону с контролем влажности – стеклянные флаконы могут потускнеть при перепадах, а это уже брак. Кстати, T&E в своих рекомендациях это подчёркивают, но не все поставщики дают такие памятки.

Перед инвентаризацией обязательно проверяем упаковку – если флаконы в групповой плёнке, возможны сколы от трения. Один раз нашли целую партию с потёртостями на дне – видимо, при транспортировке плохо закрепили. Пришлось ставить вопрос о компенсации – поставщик в итоге признал вину, но время на переговоры ушло немало.

Отдельно стоит сказать про пробники – их учитываем отдельно, так как часто идут без серийных номеров. Как-то запутались в партии от T&E – часть пробников была упакована в коробки по 50 штук, часть – россыпью. Пришлось разрабатывать отдельный регламент для таких случаев.

Работа с расхождениями: от брака до пересорта

Самое неприятное – когда инвентаризация выявляет несоответствия не в количестве, а в качестве. Например, получили от T&E партию флаконов с помповыми распылителями – вроде бы всё идеально, но при тестовом заполнении оказалось, что 10% помп не дозируют properly. Пришлось снимать с производства всю партию, хотя по документам брак был не очевиден.

Бывает и обратная ситуация – поставщик присылает флаконы с улучшенными характеристиками (скажем, более толстое стекло), но без уведомления. Вроде бы плюс, но при инвентаризации возникает путаница – артикул тот же, а товар другой. С T&E такие случаи редки, но пару раз были – теперь в договоре прописали обязательное согласование любых изменений.

Кстати, о пересорте – однажды вместо флаконов на 100 мл получили на 75 мл. Ошибка в заказе? Нет, сбой в системе поставщика. Хорошо, что заметили до начала фасовки духов. Теперь всегда сверяем маркировку на коробках с первыми вскрытыми образцами.

Проактивные меры: как снизить риски до инвентаризации

Со временем мы выработали простые правила – например, все поставки от T&E теперь принимаем с обязательной фотофиксацией распаковки. Казалось бы, элементарно, но это спасло уже не раз – когда возникают споры о повреждениях, есть доказательства.

Ещё ввели ежеквартальные сверки с ключевыми поставщиками – обмениваемся данными об остатках, перемещениях. T&E, к их чести, охотно идут на это – даже разработали для нас кастомный отчёт по поставкам флаконов за год. Это сильно упрощает подготовку к плановой инвентаризации.

И последнее – никогда не экономьте на обучении кладовщиков. Наш сотрудник как-то раз принял партию флаконов для духов без проверки сертификатов – оказалось, часть не соответствовала стандартам безопасности. Теперь у каждого есть чек-лист, где отдельным пунктом – соответствие партии заказу именно для флакон с духами.